Personvernerklæring

I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Hvilke personopplysninger har vi om deg?

En del opplysninger gis av deg ved innmelding. Når du er medlem i Politiets Fellesforbund mottar vi typisk følgende opplysninger om deg:

• Medlemsopplysninger: Fødselsnummer, kjønn (utledes av fødselsnummer), navn, adresse, mobilnummer, e-postadresse(r), medlemskategori, lokallag, arbeidssted (ikke obligatorisk), studiested og kull (gjelder kun studenter), medlemskap i obligatorisk- og frivillige kollektive medlemsforsikringer.
• Kommunikasjon: informasjon du gir og mottar når du kontakter PF eller har dialog med oss.
• Kontingent- og lønnsopplysninger: Direktoratet for økonomistyring sender oss månedlige opplysninger om trekk av kontingent, kollektiv forsikring, samt lønnsopplysninger.
• Betalingsinformasjon: kontonummer, skattekort (ved utbetaling av reiseregning, møtegodtgjørelse, tilleggslønn, honorar etc. for tillitsvalgte), betalingsmetode og hva du har betalt for (medlemmer som betaler kontingent via faktura). Vi har ingen kredittkortopplysninger.

Hva bruker vi personopplysningene til?

Her er de viktigste formålene som vi bruker opplysningene til:

1. Administrere medlemskap. Vi bruker opplysninger om deg i forbindelse med opprettelse og administrasjon av ditt medlemskap i Politiets Fellesforbund.
2. Utsendelse av informasjon og markedsføring. Vi bruker din e-postadresse og ditt mobilnummer til å sende deg informasjon om Politiets Fellesforbund, våre arrangementer, samt annen informasjon og tilbud fra våre samarbeidspartnere.
3. Invitasjon til å delta i medlemsundersøkelser. Vi bruker din e-postadresse og/eller ditt mobilnummer for å invitere deg til å delta i spørreundersøkelser i regi av Politiets Fellesforbund, Politiforum eller eksterne som har formålstjenlig interesse av å høre din mening. Eksempler kan være FAFO og Unio. Hvis det blir benyttet ekstern leverandør for utsendelse av spørreundersøkelse, signeres en databehandleravtale.

Det rettslige grunnlaget for formål 1, 2 og 3 er å oppfylle vår avtale med deg.

Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi deler dine opplysninger med følgende:

• Våre tillitsvalgte og med en eventuell arbeidsgiver.
• Skattemyndighetene: innrapportering av kontingent, samt avkastning på utbetalt andel av streikefond.
• Politiets Fellesforbund er tilsluttet hovedorganisasjonen Unio. Unio organiserer lønnsforhandlinger og felles streikeberedskap for medlemsforbundene på seks tariffområder. Under streikeberedskap deler vi informasjon om våre medlemmer med Unio, gjennom konfliktberedskapssystemet KBS. Opplysningene er kun tilgjengelig for personer med roller i streikeberedskapen. Dette kan inkludere personer fra andre Unio-tilknyttede forbund. Ved varsel om plassoppsigelse (streik) kan Unio også dele opplysninger med den streikeuttattes arbeidsgiver samt arbeidsgiverorganisasjon. Mer info kan leses i eget avsnitt; «Utfyllende informasjon om behandling og deling av personopplysninger under streikeplanlegging».
• I forbindelse med medlemsadministrasjonen bruker vi en del eksterne leverandører. Eks; Söderberg & Partners som forsikringsmegler, Make AS for utsendelse av nyhetsbrev for PF, Attensi for simuleringsbasert opplæring av tillitsvalgte, Intility AS som driftsleverandør av alle våre systemer. Komplett liste kan fås på forespørsel.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig. Dette innebærer typisk at vi sletter eller anonymiserer:

• Medlemsinformasjon: 5 år etter utmelding
• Forsikring: 20 år etter utmelding
• Juridisk informasjon: 10 år etter utmelding
• Pensjonssaker, trygdesaker, yrkesskadesaker: 20 år etter utmelding
• Kommunikasjon: 5 år etter utmelding. Ellers bestreber vi å ha rutiner som årlig rydder i mailbokser og arkivsystem.
• Betalingsinformasjon: etter fem år i samsvar med bokføringsloven.

Vi vil uansett lagre opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.

Dine personvernrettigheter

Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss. Dine rettigheter omfatter:

• Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg
• Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.
• Korrigering. Rette og supplere opplysninger om deg.
• Sletting. Be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare
• Begrensning. Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger
• Dataportabilitet. Vi har ikke identifisert et behov for dataportabilitet, men vil bistå medlemmet skulle behovet oppstå.
• Innsigelse. Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger, blant annet bruk til direkte markedsføring.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

Andre behandlinger av personopplysninger

Abonnere på nyhetsbrev (for ikke-medlemmer)

Politiets Fellesforbund og Politiforum sender ut nyhetsbrev på e-post til medlemmer og andre som ønsker det. Nyhetsbrevet inneholder nyhetssaker fra pf.no/politiforum.no og andre medier, informasjon om medlemsfordeler og annet innhold relatert til Politiets Fellesforbunds virksomhet.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsbrev og brukerundersøkelser om nyhetsbrevet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant. Når du melder deg på nyhetsbrevet og registrerer e-postadressen din, samtykker du til at vi bruker e-postadressen din til å sende deg nyhetsbrev og til vår behandling av opplysninger om deg. E-postadressen lagres i en egen database driftet av vår databehandler og deles ikke med andre. Du kan når som helst melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, altså samtykke. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å melde deg av nyhetsbrevet. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Informasjonskapsler («cookies»)

Når du besøker vår nettside, bruker vi informasjonskapsler («cookies») til blant annet trafikkmåling og teknisk funksjonalitet. Du finner mer informasjon om dette i vår cookiepolicy. Informasjon om det finner du her.

Utfyllende informasjon om behandling og deling av personopplysninger under streikeplanlegging

Nevnte behandling og deling av personopplysninger er en nødvendig og berettiget følge av vårt arbeid som fagforening. Formålet er streikeplanlegging, for å fremme våre medlemmers interesser i forhandlingene. Opplysningene brukes ikke til andre formål.

Medlemsopplysningene slettes fra KBS straks konflikten er avsluttet.

Unio og Unios medlemsforbund (til enhver tid) er felles behandlingsansvarlige for behandlingen av medlemsopplysninger i KBS. Ansvarsfordelingen er beskrevet i avtale om felles behandlingsansvar. For noen operasjoner i KBS opptrer Unio som databehandler, vårt forbund har derfor i tillegg inngått databehandleravtale med Unio.

Unio har inngått databehandleravtaler med sine leverandører for drift av KBS og løsninger for utsendelse av varsel til de som tas ut i streik.
Politiets Fellesforbunds behandlingsgrunnlag for å behandle egne medlemsopplysningene er personvernforordningen («GDPR») artikkel 9 nr 2 d).

Deling av opplysninger med Unio, og Unios videre behandling er hjemlet i GDPR artikkel 9 nr 2 b) «oppfylle sine forpliktelser og utøve særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett…» og artikkel 9 nr 2 «fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav».

For mer utfyllende informasjon, vises til Unios personvernerklæring på unio.no.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter.

Sist oppdatert: 27.10.2022.